oleh : Brigjen Pol Andik Setiyono, S.I.K., S.H., M.H.
Tugas pokok Polri sangat banyak, yang meliputi melindungi, melayani, dan mengayomi masyarakat,
menjaga keamanan dan ketertiban, serta menegakkan hukum di Indonesia. Polri bertanggung jawab dalam menjaga ketertiban umum, mencegah tindak kejahatan, dan memberikan perlindungan kepada warga negara. Dengan beratnya tanggung jawab Polri, anggaran yang dialokasikan pemerintah tidak selalu dapat memenuhi kebutuhan idealnya. Sehingga isu utama dalam perencanaan anggaran Polri adalah bagaimana mencukupi kebutuhan finansial Polri dengan anggaran yang terbatas.
Buku ini berfokus pada konsep “Perencanaan anggaran Kepolisian 5.0”, yang menjadi landasan strategis untuk merevitalisasi fungsi perencanaan Polri yang lebih efektif, adaptif, dan berkelanjutan. Dalam hal ini, Perencanaan Anggaran Kepolisian 5.0 mencakup aspek-aspek penting seperti transformasi kebijakan, pengembangan sumber daya manusia, pemanfaatan teknologi informasi, dan kerja sama antarlembaga untuk mencapai tujuan yang lebih baik yang selaras dengan konsep Society 5.0 Jepang. Di era Society 5.0, masyarakat berpusat pada manusia dan berbasis teknologi. Pada era ini, masyarakat diharapkan mampu menyelesaikan berbagai tantangan dan permasalahan sosial dengan memanfaatkan berbagai inovasi yang lahir di era revolusi industri 4.0 untuk meningkatkan kualitas hidup manusia.
Teknologi digital telah memungkinkan terjadi transparansi dalam mengukur kinerja kepolisian di tiap negara melalui adanya skor indeks keamanan, yang dalam buku ini disebut sebagai kinerja global. Indeks keamanan ada yang bersifat asli buatan lembaga kajian internasional tertentu dan ada juga yang bersifat kompilasi. WISPI merupakan contoh indeks kompilasi karena indikatormya didapat dari indeks yang dibuat lembaga kajian lainnya, seperti dari UNODC – Crime Trends, Survey IISS – Military Balance, Small Arms Survey, World Prison Population Project, WB – World Governance Indicators, World Justice Project, Global Corruption Barometer, IEP Analysis, dan lain sebagainya.
Dengan menetapkan tujuan dan indikator kinerja ini, Polri dapat melakukan perencanaan anggaran yang lebih terarah. Selain itu, pendekatan anggaran berbasis kinerja global juga memungkinkan Polri untuk melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kinerja Polri sendiri secara transparan. Dengan mengukur indikator kinerja yang relevan secara berkala, Polri dapat mengevaluasi dampak dari alokasi anggaran yang telah dilakukan. Jika terdapat kesenjangan antara tujuan yang ditetapkan dan kinerja yang dicapai, Polri dapat menyesuaikan alokasi anggaran mereka untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Teknologi dapat dimanfaatkan secara signifikan dalam proses perencanaan anggaran Polri untuk membuatnya lebih efisien, akurat, dan mudah dikelola. Beberapa cara bagaimana teknologi dapat digunakan dalam perencanaan anggaran seperti perangkat lunak perencanaan anggaran Polri. Ada banyak perangkat lunak perencanaan anggaran yang tersedia, yang dirancang khusus untuk membantu Polri dalam menyusun anggaran Polri. Perangkat lunak ini dapat membantu dalam menggabungkan data keuangan, menghitung proyeksi masa depan, dan menghasilkan laporan anggaran dengan cepat. Perangkat lunak perencanaan anggaran Polri dapat mengumpulkan data keuangan dan operasional dari berbagai sumber secara otomatis. Dengan cara ini, anggota tim perencanaan tidak perlu lagi melakukan pekerjaan manual dalam mengumpulkan data. Perangkat lunak ini sering terintegrasi dengan sistem keuangan yang ada dalam Polri. Hal ini memungkinkan aliran data yang mulus antara sistem yang berbeda, mengurangi risiko kesalahan dan waktu yang diperlukan untuk mentransfer data.
Teknologi analisis data juga dapat digunakan untuk memprediksi biaya dan pengeluaran yang mungkin terjadi di masa depan. Ini termasuk biaya operasional, gaji, biaya rutin, dan lainnya. Prediksi ini memungkinkan Srena Polri untuk mengalokasikan anggaran dengan lebih akurat. Dengan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang tren dan prediksi anggaran, Polri dapat mengoptimalkan alokasi anggaran Polri. Srena Polri dapat menentukan di mana harus mengalokasikan lebih banyak sumber daya atau di mana harus mengurangi anggaran berdasarkan hasil analisis data.
Sistem analisis data dapat diprogram untuk memberikan peringatan dini jika ada penyimpangan besar dari anggaran yang telah direncanakan. Ini memungkinkan manajer untuk mengatasi masalah sebelum Polri berkembang menjadi masalah yang lebih besar. Teknologi analisis data memungkinkan Polri untuk menghasilkan laporan yang lebih kuat dan informatif tentang anggaran Polri. Ini membantu dalam komunikasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Teknologi juga dapat digunakan untuk Cloud Computing. Cloud computing memungkinkan anggota tim perencanaan anggaran untuk mengakses data dan perangkat lunak perencanaan anggaran dari mana saja, asalkan Polri memiliki koneksi internet. Ini memberikan fleksibilitas bagi tim untuk bekerja dari berbagai lokasi atau bahkan saat sedang bepergian. Cloud computing mendukung kolaborasi real-time dalam perencanaan anggaran. Anggota tim dapat bekerja bersama dalam dokumen anggaran yang sama secara online. Polri dapat menyunting, memberikan komentar, dan melihat perubahan yang dilakukan oleh anggota tim lainnya secara instan. Data keuangan dan operasional dapat diintegrasikan dengan mudah dalam lingkungan cloud. Ini berarti data dari berbagai sumber, seperti sistem keuangan, ERP, atau lembar kerja elektronik, dapat disinkronkan dan diakses melalui satu platform, yang memudahkan analisis dan perencanaan.
Dengan teknologi digital, Polri juga dapat mengembangkan aplikasi mobile. Aplikasi mobile khusus perencanaan anggaran Polri memungkinkan pengguna untuk memantau dan mengelola anggaran Polri secara real-time. Dengan aplikasi ini, pengguna dapat melacak pengeluaran, menerima notifikasi, dan membuat perubahan anggaran secara instan. Aplikasi mobile memungkinkan anggota tim perencanaan anggaran untuk mengakses anggaran Polri dari mana saja dengan koneksi internet. Ini berarti pimpinan Polri dapat memeriksa, mengedit, atau memantau anggaran Polri bahkan ketika Polri berada di luar kantor atau sedang dalam perjalanan. Aplikasi mobile sering menyediakan pemantauan kinerja anggaran secara real-time. Pengguna dapat melihat bagaimana anggaran Polri berkinerja saat ini, memeriksa pengeluaran yang telah dibuat, dan membandingkannya dengan rencana anggaran. Aplikasi mobile biasanya dirancang dengan antarmuka yang mudah digunakan dan dioptimalkan untuk perangkat seluler. Anggota tim perencanaan dapat dengan mudah memasukkan data anggaran seperti penerimaan, biaya, atau investasi melalui perangkat seluler Polri.
Selain hal-hal di atas, teknologi digital juga dapat dimanfaatkan Polri untuk melakukan automatisasi proses keuangan. Teknologi digital dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa proses keuangan, seperti pembayaran rutin, pengajuan anggaran, dan persetujuan anggaran. Hal ini dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusia. Robotic Process Automation (RPA) dapat digunakan untuk mengotomatisasi tugas- tugas rutin dalam perencanaan anggaran, seperti mengimpor data, mengirimkan pemberitahuan, atau mengelola persetujuan. Ini menghemat waktu dan mengurangi potensi kesalahan manusia.
Automatisasi dapat mendukung perencanaan anggaran yang berdasarkan data. Dengan menggunakan data historis dan prediksi masa depan, sistem dapat membantu dalam merencanakan anggaran yang realistis dan akurat. Sistem automatisasi dapat dikonfigurasi untuk memberikan peringatan dan notifikasi jika ada perubahan signifikan dalam data keuangan. Ini membantu tim perencanaan untuk merespons perubahan dengan cepat.
Beberapa sistem automatisasi menyediakan pemantauan kinerja anggaran secara real- time. Ini memungkinkan tim perencanaan untuk melihat bagaimana anggaran berkinerja saat ini dan mengidentifikasi potensi masalah. Sistem automatisasi dapat membantu dalam pembuatan model skenario perencanaan anggaran yang berbeda. Ini memungkinkan tim untuk menguji berbagai situasi dan strategi dalam anggaran Polri.
Teknologi automatisasi juga dapat menghasilkan laporan anggaran otomatis yang berisi data dan analisis yang diperlukan untuk pemantauan dan evaluasi anggaran. Laporan ini sering dilengkapi dengan visualisasi data yang memudahkan pemahaman. Keamanan data adalah prioritas dalam sistem automatisasi keuangan. Ini memastikan bahwa data keuangan yang sensitif aman dan hanya dapat diakses oleh pengguna yang berwenang.
Dengan memanfaatkan teknologi automatisasi proses keuangan, Polri dapat mengurangi pekerjaan manual, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan akurasi dalam perencanaan anggaran. Hal ini memungkinkan tim perencanaan untuk lebih fokus pada analisis data, pengambilan keputusan yang tepat, dan perencanaan anggaran yang lebih cerdas.
Teknologi digital juga dapat dimanfaatkan Polri untuk melakukan Integrasi Sistem. Mengintegrasikan sistem keuangan dengan perangkat lunak perencanaan anggaran memungkinkan aliran data yang lebih lancar dan akurat antara berbagai departemen. Ini membantu dalam menghindari pengulangan pekerjaan dan kesalahan input. Integrasi perangkat lunak perencanaan anggaran dengan sistem keuangan dan sistem lainnya seperti ERP (Enterprise Resource Planning) memastikan bahwa data yang dibutuhkan untuk perencanaan anggaran tersedia secara real-time. Ini menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual dan mengurangi risiko kesalahan.
Beberapa aplikasi perbankan digital memungkinkan Satuan membuat rencana pengeluaran. Satuan dapat mengatur batas pengeluaran untuk berbagai kategori dan menerima peringatan jika Satuan mendekati atau melebihi batas tersebut.
Satuan dapat mengakses aplikasi perbankan digital dari perangkat seluler pimpinan Satuan, komputer, atau tablet, sehingga Anda dapat memantau anggaran Satuan di mana saja dan kapan saja. Dengan memanfaatkan teknologi perbankan digital, Satuan dapat memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pengeluaran Satuan, menjaga anggaran Satuan tetap terkendali, dan membuat perencanaan anggaran yang lebih efektif. Hal ini membantu Satuan untuk mencapai tujuan keuangan Satuan dengan lebih baik.
Banyak anggaran melibatkan perhitungan yang mengikuti rumus atau formula tertentu. Perangkat lunak perencanaan anggaran dapat diprogram untuk melakukan perhitungan ini secara otomatis berdasarkan data yang telah diimpor. Sebagai contoh, jika ada rumus untuk menghitung bonus karyawan berdasarkan kinerja Polri, perangkat lunak dapat menghitungnya dengan cepat berdasarkan data kinerja yang ada. Setelah data diimpor dan anggaran dihitung, perangkat lunak perencanaan anggaran dapat menghasilkan laporan anggaran secara otomatis. Laporan ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan Polri dan dapat mencakup berbagai informasi, seperti perkiraan pendapatan, biaya, arus kas, dan lainnya. Proses ini menghilangkan pekerjaan manual dalam menyusun laporan anggaran yang kompleks.
Perangkat lunak perencanaan anggaran dapat dikonfigurasi untuk mengirimkan notifikasi otomatis kepada tim perencanaan tentang batasan anggaran yang mendekati, tenggat waktu yang akan datang, atau tugas yang harus diselesaikan. Hal ini memungkinkan tim untuk tetap terinformasi dan mengambil tindakan yang diperlukan tanpa harus mengawasi secara terus- menerus.
Dalam banyak kasus, perencanaan anggaran Polri adalah proses yang berkelanjutan dengan siklus perencanaan tahunan atau berkala. Perangkat lunak perencanaan anggaran dapat diprogram untuk mengulang siklus ini secara otomatis. Ini berarti bahwa setelah satu siklus anggaran selesai, perangkat lunak akan memulai siklus berikutnya dengan menggunakan data dan template yang telah ada, mengurangi pekerjaan manual yang terkait dengan memulai ulang setiap tahun.
Melalui otomatisasi proses rutin ini, teknologi mengurangi beban kerja dalam perencanaan anggaran dengan menghemat waktu yang akan digunakan untuk tugas- tugas administratif dan repetitif. Hal ini memungkinkan staf keuangan untuk lebih fokus pada analisis data, perencanaan strategis, dan pengambilan keputusan yang lebih tepat. Selain itu, otomatisasi mengurangi risiko kesalahan manusia, yang dapat menghasilkan anggaran yang lebih akurat dan dapat diandalkan.
Teknologi digital juga dapat digunakan untuk melakukan integrasi data otomatis. Dengan mengintegrasikan sistem keuangan dan perangkat lunak perencanaan anggaran, data dapat mengalir secara otomatis antar sistem. Hal ini menghindari kebutuhan untuk entri data manual yang membosankan dan rentan terhadap kesalahan. Ini berarti data aktual seperti pendapatan dan biaya dapat diimpor langsung ke dalam anggaran tanpa perlu memasukkannya secara manual, yang mengurangi risiko kesalahan manusia.
Integrasi sistem memungkinkan data keuangan dan informasi lainnya dari berbagai sumber seperti sistem keuangan, sistem ERP, bank, dan sumber data lainnya untuk diakses dan digabungkan dengan mudah dalam satu lokasi. Ini menghindari pekerjaan manual dalam mengumpulkan data dari berbagai platform yang berbeda. Dengan integrasi sistem, data dapat mengalir secara real-time antar sistem. Ini berarti bahwa tim perencanaan dapat mengakses data terbaru dan paling akurat tanpa harus menunggu pembaruan manual. Hal ini sangat berguna dalam situasi di mana data yang diperlukan untuk perencanaan anggaran berubah secara teratur.
Ketika data berubah atau diperbarui di satu sistem, integrasi otomatis akan memastikan bahwa perubahan tersebut tercermin dalam sistem perencanaan anggaran. Misalnya, jika ada transaksi keuangan baru di sistem akuntansi, data tersebut akan diperbarui secara otomatis dalam anggaran. Integrasi sistem membantu memastikan konsistensi data di seluruh Polri. Data yang sama digunakan dalam berbagai sistem, mengurangi risiko kesalahan atau inkonsistensi dalam perencanaan anggaran. Tanpa integrasi, staf keuangan harus menghabiskan waktu untuk mentransfer data secara manual antar sistem. Dengan integrasi, Polri dapat menghemat waktu yang signifikan yang sebelumnya digunakan untuk pekerjaan administratif ini.
Integrasi sistem juga mencakup menghubungkan sistem perencanaan anggaran dengan sistem keuangan utama. Ini memungkinkan data keuangan yang diperlukan untuk perencanaan anggaran seperti pendapatan, biaya, dan arus kas untuk diakses dengan mudah dalam perangkat lunak perencanaan anggaran. Dengan data yang tersedia dalam sistem perencanaan anggaran secara otomatis, pemantauan dan pelaporan anggaran dapat dilakukan dengan lebih efisien. Tim perencanaan Polri dapat dengan cepat mengakses data yang Polri butuhkan untuk mengukur kinerja dan membuat laporan berkualitas.
Integrasi sistem dapat membantu dalam menjaga kepatuhan dan keamanan data. Data dapat dikelola dan diakses dengan lebih aman dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Melalui integrasi sistem yang efektif, Polri dapat mengurangi beban kerja yang terkait dengan pengumpulan data, pembaruan manual, dan pekerjaan administratif lainnya dalam perencanaan anggaran. Ini memungkinkan tim perencanaan untuk lebih fokus pada analisis strategis, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan perencanaan anggaran yang lebih efisien dan akurat.
Teknologi digital juga dapat dimanfaatkan untuk membuat template dan sistem template. Teknologi memungkinkan pembuatan templat dan sistem templat yang dapat digunakan untuk anggaran tahunan berikutnya. Dengan demikian, perencanaan anggaran dapat memanfaatkan kerangka kerja yang ada dan hanya memerlukan penyesuaian minor. Ketika perencanaan anggaran dimulai untuk tahun berikutnya, staf hanya perlu memperbarui angka-angka yang relevan dalam templat yang sudah ada, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memulai dari awal.
Template adalah kerangka kerja atau format yang telah dibuat sebelumnya untuk perencanaan anggaran. Teknologi memungkinkan Polri untuk membuat template perencanaan anggaran yang dapat digunakan kembali setiap tahun atau dalam berbagai proyek. Tim perencanaan tidak perlu memulai dari awal setiap kali Polri membuat anggaran baru. Polri dapat mengisi data ke dalam template yang sudah ada, menghemat waktu yang akan digunakan untuk merancang ulang anggaran dari nol.
Template memastikan konsistensi dalam format dan struktur anggaran. Ini membantu dalam pemahaman data dan laporan yang dihasilkan. Template dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Polri, memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan dimasukkan ke dalam anggaran.
Sistem template adalah bagian dari perangkat lunak perencanaan anggaran yang memungkinkan Polri untuk mengatur dan mengelola template dengan baik. eknologi memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mencari dan menemukan template yang diperlukan dalam repositori template. Ini mempersingkat waktu yang biasanya digunakan untuk mencari template yang tepat.
Teknologi digital juga dapat dimanfaatkan untuk membuat pemodelan dan simulasi. Perangkat lunak perencanaan anggaran modern memungkinkan pemodelan skenario dan simulasi untuk memahami dampak perubahan parameter keuangan pada anggaran. Hal ini membantu tim perencanaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan mengoptimalkan anggaran. Ini memungkinkan tim perencanaan untuk menguji berbagai skenario dan melihat bagaimana perubahan dalam parameter anggaran akan memengaruhi hasil akhir.
Dengan teknologi ini, pengambilan keputusan dapat didasarkan pada analisis yang lebih mendalam. Perangkat lunak perencanaan anggaran yang canggih dapat membantu dalam membuat model yang memungkinkan pengguna untuk menguji berbagai skenario. Misalnya, tim perencanaan dapat memodelkan bagaimana perubahan dalam pendapatan atau biaya akan memengaruhi anggaran.
Dengan menggunakan teknologi ini, Polri dapat dengan cepat memahami dampak potensial dari berbagai keputusan. Pemodelan anggaran memungkinkan untuk mengidentifikasi area di mana efisiensi dapat ditingkatkan. Teknologi dapat membantu dalam mengidentifikasi area di mana pengurangan biaya atau peningkatan pendapatan dapat mencapai hasil yang lebih baik.
Dengan teknologi digital, pengguna dapat menguji sensitivitas anggaran terhadap berbagai variabel. Polri dapat menjawab pertanyaan seperti “Apa yang terjadi jika anggaran turun 10%?” atau “Bagaimana jika biaya operasional naik 15%?” dengan cepat dan akurat. Dalam beberapa kasus, teknologi memungkinkan Polri untuk melibatkan simulasi bisnis yang lebih luas. Ini bisa termasuk simulasi ekonomi makro atau simulasi berdasarkan perubahan dalam strategi bisnis. Semua ini membantu dalam membuat anggaran yang lebih adaptif dan komprehensif.
Dengan pemodelan dan simulasi, anggaran dapat dibuat berdasarkan data yang lebih akurat dan prediksi yang lebih baik. Ini mengurangi risiko penganggaran yang terlalu konservatif atau optimis. Teknologi membantu tim perencanaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan terinformasi. Polri dapat mengandalkan hasil pemodelan dan simulasi untuk mengarahkan keputusan Polri, yang pada akhirnya dapat mengurangi risiko dan mengoptimalkan hasil anggaran.
Dengan teknologi pemodelan dan simulasi, perencanaan anggaran menjadi lebih dinamis dan responsif terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis dan ekonomi. Ini memungkinkan Polri untuk merencanakan dengan lebih baik, mengurangi risiko, dan menghindari kejutan yang tidak diinginkan dalam proses perencanaan anggaran. Selain itu, hal ini membantu mengurangi beban kerja tim perencanaan dalam membuat perkiraan dan keputusan yang lebih kompleks.
Teknologi digital juga dapat dimanfaatkan untuk kolaborasi real-time. Penggunaan alat kolaborasi online memungkinkan tim perencanaan untuk bekerja bersama-sama pada anggaran secara real-time tanpa batasan geografis. Hal ini meningkatkan efisiensi dan memungkinkan pertukaran ide dan pengambilan keputusan lebih cepat bahkan jika Polri berada di lokasi yang berbeda. Ini menghilangkan keterlambatan dalam berbagi informasi dan memungkinkan diskusi proaktif tentang anggaran.
Perencanaan Anggaran Kepolisian 5.0 : Perencanaan Anggaran Dinamis Berbasis Teknologi
Teknologi memungkinkan anggota tim perencanaan untuk berkolaborasi dari mana saja, baik Polri berada di kantor pusat, cabang, atau bahkan bekerja dari jarak jauh. Ini menghilangkan kendala geografis dan memungkinkan kolaborasi yang lebih inklusif. Dengan teknologi berbasis cloud, semua anggota tim dapat mengakses data anggaran yang sama secara bersamaan. Polri dapat melihat perubahan yang dilakukan oleh rekan-rekan Polri dalam waktu nyata, menghindari konflik data ganda, dan memastikan bahwa semua informasi terbaru digunakan dalam perencanaan.
Teknologi sering menyimpan riwayat revisi, sehingga anggota tim dapat melihat semua perubahan yang telah dilakukan dalam anggaran seiring waktu. Ini membantu dalam melacak perkembangan dan membuat audit trail yang akurat. Meskipun data anggaran dapat diakses secara real-time, sistem kolaborasi sering kali memiliki fitur keamanan yang kuat untuk melindungi informasi yang sensitif. Hak akses dapat dikonfigurasi untuk memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat melihat atau mengedit dokumen tertentu.
Teknologi digital juga dapat dimanfaatkan untuk pengenalan pola dan tren. Teknologi analisis data dan kecerdasan buatan dapat membantu mengenali pola dan tren dari data historis, yang dapat digunakan untuk memperkirakan anggaran masa depan dengan lebih cepat dan akurat daripada analisis manual. Ini memungkinkan tim perencanaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan wawasan yang lebih mendalam.
